Les problèmes de santé mentale sont signalés à un rythme plus élevé partout au Canada, et de nouvelles cliniques ouvrent leurs portes pour répondre à la demande. Mais cette croissance amène un problème auquel la plupart des pratiques ne pensent pas, jusqu'à ce qu'il leur cause des ennuis: leur système téléphonique. Les messages vocaux, les journaux d'appels et les conversations avec les patients sont tous considérés comme des renseignements personnels sur la santé, et un mauvais système VoIP peut, sans même qu'on s'en rende compte, mettre une pratique en infraction avec la loi.
Phonetico travaille avec un nombre grandissant de cliniques de psychiatrie et de thérapie, ce qui nous a permis de bien cerner ce dont cette industrie a réellement besoin de son système téléphonique pour fonctionner efficacement, rester conforme et bien soutenir ses patients. Voici les cinq fonctionnalités que les cliniques les plus performantes, qu'il s'agisse d'une pratique solo ou d'un grand centre gouvernemental de santé mentale, nous demandent constamment.
(Note: cet article se veut un survol général, et non un avis juridique. La LPRPDE et les lois provinciales sur la protection des renseignements personnels s'appliquent différemment selon la taille, la province et la structure de chaque pratique. Les cliniques devraient donc confirmer leurs obligations précises auprès d'un professionnel en protection des renseignements personnels ou d'un avocat.)
C'est l'élément central. La conformité va bien au-delà de la façon dont les dossiers des clients sont conservés ou partagés avec les assureurs: elle s'étend jusqu'au système téléphonique lui-même. Pour toute pratique en santé, cela signifie:
Un peu d'autopromotion sans gêne: l'une des principales raisons pour lesquelles les cliniques d'un bout à l'autre du Canada choisissent Phonetico, c'est parce que nous prenons la protection des renseignements personnels au sérieux. Notre plateforme est conçue pour appuyer la conformité à la LPRPDE, et tous nos serveurs sont hébergés ici même, au Canada. Peu de fournisseurs VoIP peuvent en dire autant.
Bon nombre de pratiques en psychiatrie et en thérapie ont besoin d'une ligne qui ne sert qu'à faire des appels sortants. Le personnel et les cliniciens peuvent joindre les patients, mais ces derniers ne peuvent pas rappeler ce numéro. Cela protège la vie privée du clinicien et évite que des rappels non désirés empiètent sur son temps personnel. Pour rester conforme à la LPRPDE, cette configuration s'accompagne d'un message automatisé: un enregistrement qui donne au patient les coordonnées à utiliser en cas d'urgence.
Le téléphone n'est pas répondu. Ça ne veut pas dire que la communication s'arrête là. Les appelants ont des options immédiates: on peut leur envoyer un texto avec un lien direct vers votre site web pour qu'ils utilisent une page de prise de rendez-vous ou d'annulation en libre-service, ou leur permettre de laisser un message vocal. Les transcriptions des messages peuvent être envoyées directement par courriel. (Nous recommandons de vous assurer que votre courriel est conforme à la LPRPDE.)
Dès qu'une pratique compte plus d'une personne qui répond aux appels (du personnel administratif en plus du clinicien ou du thérapeute), la capacité d'ajouter ou de retirer des utilisateurs devient essentielle. Vous embauchez du nouveau personnel? Envoyez-leur simplement un lien de connexion sécurisé pour télécharger l'application mobile ou de bureau, et ils peuvent commencer à répondre aux appels instantanément. Quand quelqu'un quitte, révoquez son accès en moins de deux clics, pour garder les communications avec les patients sécurisées et confidentielles.
Les petites pratiques ne sont pas toujours prêtes à embaucher une réceptionniste à temps plein, et une réceptionniste automatisée vient combler cet écart. Les appels sont dirigés selon les besoins de l'appelant, que ce soit pour une prise de rendez-vous ou pour une file d'attente de messages vocaux qu'un clinicien occupé pourra traiter plus tard. Le triage hors des heures d'ouverture compte aussi: une ligne de crise accessible d'une simple touche peut faire toute la différence pour un patient qui appelle en dehors des heures de bureau.
Les pratiques en psychiatrie et en thérapie sont soumises à des normes plus élevées que la plupart des entreprises, et nous croyons que leur système téléphonique devrait l'être tout autant. Nous sommes fiers d'appuyer les cliniciens et le personnel qui font ce travail partout au Canada, et nous allons continuer à bâtir la meilleure solution VoIP canadienne, abordable et adaptée à votre façon de pratiquer.
Nous croyons que l'abordabilité et la conformité ne devraient pas s'exclure mutuellement
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